La gestión del tiempo y la gestión de prioridades son temas que atraen, a juzgar por el número significativo de visitas que han recibido los artículos sobre estos temas que he publicado.
En esta nueva topoguía, trataré de explorar cómo decidimos a qué dedicamos nuestro tiempo profesional. Solo tenemos una vida; no podemos desperdiciarla. La elección de a qué dedicamos nuestro tiempo profesional es importante.
Es un ritual útil para gestionar prioridades y tiempo.
Y también cuando nos dedicamos a un único trabajo por cuenta propia o cuenta ajena, este trabajo muchas veces se compone de diversas actividades que no dan los mismos resultados. En este caso, también, a menudo debemos elegir a qué nos dedicamos durante el día o la semana: ¿Cuánto tiempo podemos reservar para una actividad? ¿Qué actividad es prioritaria?
Muy a menudo, el riesgo que corremos es el de tener que elegir entre el arrepentimiento y la sobrecarga de trabajo:
- arrepentimiento de no haber escogido la actividad que nos permite ganar más dinero (u otro beneficio importante para nosotros) o
- sobrecarga por habernos centrado en una actividad (o aceptado un proyecto) que no nos deja tiempo para las demás tareas o proyectos.
Por ejemplo, son las distintas situaciones profesionales de Isabel, Héctor… y tantos otros que no puedo mencionar.
Es la situación de Isabel, a quien le gusta mucho ayudar a sus clientes a definir la estrategia de desarrollo de sus negocios propios. Es una actividad que le exige mucha dedicación por una facturación limitada porque a menudo se trata de nuevos negocios. A Isabel le gustaría descubrir y ayudar a muchos más emprendedores, pero al mismo tiempo desarrolla otras actividades que también le exigen tiempo y tienen un potencial de facturación mucho más elevado. ¿Cómo debe elegir?
Es el caso de Héctor, que se dedica a clientes directos y a clientes de otra empresa. Héctor nunca sabe qué contestar cuando le proponen un nuevo proyecto desde esta otra empresa. Muchas veces le interesa el tema, pero no tiene tiempo para combinar todos sus compromisos. ¿Cómo debe elegir?
¿Qué pueden hacer Isabel y Héctor para elegir a qué dedicar su tiempo? ¿Cómo podemos elegir en situaciones similares?
La solución reside en una combinación de receta racional y receta emocional para elegir y, a continuación, una confrontación de la propuesta elegida con nuestro entorno.
La receta racional nos permite verificar que estamos aplicando la ley de Pareto: el 20 % de nuestras actividades (en términos de dedicación de tiempo) debe permitirnos alcanzar el 80 % de nuestros objetivos (en términos de resultados económicos, por ejemplo). Es indispensable cubrir de esta forma el 80 % de nuestros objetivos (ya sean los ingresos que queremos obtener o los objetivos marcados por alguien cuando trabajamos por cuenta ajena). Para ser eficiente en esta receta recomiendo consultar las dos topoguías - Rituales de La disciplina y La gestión del tiempo.
La receta emocional nos permite escoger la actividad que nos va aportar más energía, satisfacción, orgullo y placer. Se trata de confiar en nuestra intuición. Debemos dejar espacio a nuestros deseos. Una forma de hacerlo es escribir el relato del éxito del proyecto o de la actividad de forma muy descriptiva y detallada. Durante la escritura, observamos las emociones que genera. Todas las emociones positivas revelarán el deseo que podemos concretar escogiendo la actividad que las puede generar.
Por supuesto, mi recomendación es no olvidarnos de la receta emocional. Solo tenemos una vida y no podemos desperdiciarla haciendo cosas que no nos hacen felices. La racionalidad y la emocionalidad nos permiten elegir mitigando los riesgos de arrepentirnos o sobrecargarnos de trabajo.
Compartir nuestras intenciones — definidas después de aplicar las dos recetas — con las personas de nuestro entorno es esencial. Es excepcional que nuestras decisiones no involucren a personas de nuestro entorno (socios, colegas, familia). El objetivo es hacer lo que queremos sin negar las necesidades de nuestro entorno. El objetivo es llegar a un consenso (un acuerdo que respete los deseos y necesidades de todos) y no a un compromiso (un acuerdo que reduzca el deseo de uno para el beneficio del otro).
Para empezar, os recomiendo tomar vuestra agenda y definir un espacio/tiempo con la frecuencia que os convenga (semanal, mensual) reservado para este nuevo ritual.